Nhiều người hình dung kho lạnh chỉ đơn giản là một căn phòng lạnh để chất hàng vào, miễn đủ chỗ là được. Thực tế, cách sắp xếp và luân chuyển hàng bên trong kho ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng bảo quản, chi phí điện, an toàn lao động và cả khả năng truy xuất khi cần. Một kho được tổ chức khoa học giúp không khí lạnh len đều đến từng kiện hàng, giảm hư hao, hạn chế thất thoát và rút ngắn thời gian mỗi lần xuất nhập. Ngược lại, một kho chất hàng bừa bãi thường xuyên rơi vào cảnh hàng cũ kẹt trong góc đến khi hết hạn, hàng mới lấy ra dùng trước, còn nhân viên thì mất nhiều thời gian tìm kiếm trong lúc cửa mở toang gây tốn điện.
Nguyên tắc nhập trước xuất trước và hạn dùng trước
Nền tảng của mọi hệ thống luân chuyển hàng trong kho lạnh là hai nguyên tắc quen thuộc. Thứ nhất là nhập trước xuất trước, tức hàng vào kho sớm hơn thì phải được lấy ra dùng trước, tránh để lô cũ tồn đọng mãi trong khi lô mới liên tục được tiêu thụ. Thứ hai, và thường quan trọng hơn với thực phẩm, là hạn dùng trước xuất trước, nghĩa là ưu tiên xuất lô có hạn sử dụng gần nhất bất kể ngày nhập, bởi có những lô nhập sau nhưng lại cận hạn hơn lô nhập trước.
Để hai nguyên tắc này vận hành được trên thực tế chứ không chỉ nằm trên giấy, cách bố trí vật lý của kho phải hỗ trợ cho nó. Hàng mới nên được nạp vào từ một phía và lấy ra ở phía đối diện, hoặc sắp xếp theo tầng kệ sao cho người thao tác luôn với tới lô cũ trước một cách tự nhiên. Mỗi kiện hàng cần được dán nhãn rõ ngày nhập và hạn dùng, chữ đủ lớn để đọc được ngay cả khi đeo găng và trong điều kiện ánh sáng kho. Nếu để nhân viên phải bới tung hàng mới tìm được thông tin, nguyên tắc luân chuyển sẽ nhanh chóng bị bỏ qua vì bất tiện.
Phân vùng theo nhóm hàng và theo nhiệt độ
Không phải mặt hàng nào cũng cần cùng một điều kiện bảo quản, và không phải mặt hàng nào cũng nên đặt cạnh nhau. Việc phân vùng kho theo nhóm hàng vừa giúp tìm kiếm nhanh vừa tránh những rắc rối về mùi và an toàn thực phẩm. Một số lưu ý khi phân vùng:
- Tách riêng nhóm hàng nặng mùi như cá, mắm, nội tạng khỏi nhóm dễ hấp thụ mùi như bơ sữa, bánh, để tránh ám mùi chéo.
- Không để lẫn thực phẩm sống và thực phẩm đã chế biến hoặc ăn liền trong cùng khu vực, phòng ngừa nhiễm khuẩn chéo.
- Bố trí mặt hàng xuất nhập nhiều, quay vòng nhanh ở gần cửa để giảm thời gian và quãng đường thao tác.
- Dành khu riêng cho hàng chờ kiểm tra, hàng lỗi hoặc hàng chờ tiêu hủy, tách khỏi hàng đạt chuẩn đang lưu thông.
Với các cơ sở vận hành nhiều buồng ở những dải nhiệt độ khác nhau, việc xếp đúng hàng vào đúng buồng là điều bắt buộc. Rau củ và trái cây thuộc kho mát không thể chịu được nhiệt độ âm sâu của kho đông, trong khi thủy hải sản và thịt bắt buộc phải nằm ở buồng đông để giữ chất lượng. Nhầm lẫn buồng không chỉ làm hỏng hàng mà còn khiến hệ thống lạnh phải làm việc sai với thiết kế.
Chừa khoảng hở cho không khí lạnh lưu thông
Đây là điểm mà rất nhiều kho mắc lỗi vì tâm lý muốn tận dụng tối đa diện tích. Không khí lạnh trong kho cần được lưu thông tuần hoàn để mang cái lạnh đến mọi kiện hàng và cuốn nhiệt ra khỏi chúng. Nếu hàng được chất bít sát tường, sát trần, che kín miệng thổi của dàn lạnh hoặc dồn thành khối đặc không kẽ hở, luồng khí sẽ bị chặn và xuất hiện những vùng chết nơi nhiệt độ cao hơn hẳn phần còn lại. Chính những vùng chết này là nơi hàng dễ hư hỏng và đóng tuyết bất thường.
Vài quy tắc thực hành giúp bảo đảm luồng khí thông suốt gồm: kê hàng lên pallet hoặc kệ để không khí lưu thông được cả bên dưới; chừa khoảng cách nhất định giữa hàng với tường và với trần; tuyệt đối không che chắn trước cửa gió của dàn lạnh; và giữa các dãy hàng nên có lối cho khí luồn qua. Khoảng hở tưởng như lãng phí diện tích này thực chất là điều kiện để toàn bộ khối hàng được làm lạnh đồng đều, giảm hư hao và giúp máy đỡ phải hạ nhiệt độ cài đặt xuống quá thấp.
An toàn khi xếp dỡ và di chuyển trong kho
Kho lạnh là môi trường làm việc khắc nghiệt: nhiệt độ thấp, sàn dễ trơn do đọng hơi nước đóng băng, tầm nhìn đôi khi hạn chế. Vì vậy cách sắp xếp còn phải tính đến an toàn cho người thao tác. Hàng nặng nên đặt ở tầng thấp để dễ nâng hạ và tránh nguy cơ rơi từ trên cao; hàng nhẹ hơn xếp lên tầng trên. Các chồng hàng phải được xếp vững, không nghiêng đổ, không cao quá mức an toàn. Lối đi giữa các kệ cần đủ rộng cho xe nâng hoặc xe đẩy di chuyển thuận tiện, và luôn được giữ thông thoáng, không để hàng lấn ra chắn lối thoát.
Bên cạnh đó, mọi thao tác trong kho đông nên được tổ chức để nhân viên không phải ở lâu bên trong quá mức cần thiết. Chuẩn bị danh sách hàng cần lấy, sắp xếp sao cho gần nhau, và trang bị đồ bảo hộ giữ ấm đầy đủ vừa bảo vệ sức khỏe người lao động vừa giúp công việc nhanh gọn, gián tiếp giảm thời gian mở cửa và thất thoát lạnh.
Ghi chép và kiểm kê để kho luôn trong tầm kiểm soát
Một hệ thống sắp xếp tốt sẽ phát huy giá trị cao nhất khi đi kèm với việc ghi chép và kiểm kê đều đặn. Sơ đồ vị trí hàng, danh sách tồn kho theo lô và hạn dùng, nhật ký xuất nhập giúp người quản lý biết chính xác đang có gì, ở đâu, còn hạn bao lâu mà không phải mở cửa kho lục tìm. Kiểm kê định kỳ còn giúp phát hiện sớm những lô sắp hết hạn để ưu tiên xuất, những mặt hàng tồn lâu bất thường, hay chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
Tại Kho Lạnh Biển Bạc, việc tổ chức không gian lưu trữ luôn được xem là một phần của dịch vụ chứ không chỉ là chuyện của khách gửi hàng. Từ bố trí kệ, phân vùng nhiệt độ, quy ước dán nhãn cho tới quy trình xuất nhập theo nguyên tắc luân chuyển, tất cả đều hướng tới mục tiêu giữ hàng hóa ở chất lượng tốt nhất trong suốt thời gian lưu kho. Suy cho cùng, một kho lạnh vận hành hiệu quả không chỉ nằm ở máy móc mạnh, mà còn ở cách từng kiện hàng được đặt đúng chỗ, lấy đúng lúc và luôn nằm trong tầm kiểm soát.